contoh surat resmi sekolah
Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dengan Format dan Aplikasi
Surat resmi sekolah merupakan dokumen formal yang dikeluarkan oleh institusi pendidikan untuk berbagai keperluan. Kegunaannya sangat luas, mulai dari pemberitahuan kegiatan, permohonan izin, undangan, hingga pengajuan dana. Memahami struktur dan format penulisan surat resmi sekolah sangat penting bagi staf sekolah, guru, siswa, dan orang tua. Artikel ini akan membahas contoh surat resmi sekolah secara mendalam, meliputi format standar, elemen penting, dan contoh-contoh aplikatif untuk berbagai situasi.
Format Standar Surat Resmi Sekolah
Surat resmi sekolah mengikuti format standar yang bertujuan untuk menjaga profesionalitas dan kejelasan informasi. Format ini meliputi:
-
Kop Surat (Kop Surat): Bagian paling atas surat, berisi identitas sekolah.
- Nama Sekolah: Ditulis dengan huruf kapital dan ukuran lebih besar.
- Alamat Sekolah: Alamat lengkap sekolah, termasuk kode pos.
- Nomor Telepon: Nomor telepon sekolah yang aktif.
- Alamat Email (Opsional): Alamat email resmi sekolah.
- Logo Sekolah (Opsional): Logo sekolah ditempatkan di sisi kiri atau tengah kop surat.
-
Tanggal Surat: Tanggal, bulan, dan tahun surat ditulis lengkap. Contoh: Jakarta, 27 Oktober 2023.
-
Nomor Surat: Nomor urut surat yang dikeluarkan sekolah. Formatnya bervariasi, tergantung kebijakan sekolah. Contoh: 001/SMA-ABC/X/2023.
-
Lampiran: Jumlah lembar dokumen tambahan yang disertakan (jika ada). Contoh: Lampiran: 1 lembar. Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.
-
Perihal: Judul surat yang menjelaskan inti dari surat tersebut. Contoh: Perihal: Pemberitahuan Libur Semester Ganjil.
-
Alamat Tujuan: Alamat lengkap penerima surat.
- Yth.: Singkatan dari “Yang Terhormat,” diikuti nama penerima dan jabatannya. Jika tidak diketahui nama penerima, bisa diganti dengan jabatan atau instansi.
- Alamat Lengkap: Alamat lengkap penerima surat.
-
Salam Pembukaan: Salam pembuka formal. Contoh: Dengan hormat, atau Assalamu’alaikum Wr. Wb. (untuk sekolah Islam).
-
Isi surat: Bagian inti surat yang berisi informasi yang ingin disampaikan. Isi surat harus jelas, ringkas, dan menggunakan bahasa yang formal. Isi surat biasanya terbagi menjadi tiga bagian:
- Pembuka: Kalimat pengantar yang menghubungkan dengan perihal surat.
- Konten Utama: Penjelasan rinci tentang maksud surat tersebut.
- Penutupan: Kalimat penutup yang menyatakan harapan atau ucapan terima kasih.
-
Salam Penutup: Salam penutup formal. Contoh: Hormat kami, atau Wassalamu’alaikum Wr. Wb. (untuk sekolah Islam).
-
Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan pejabat yang berwenang (Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah, dll.), diikuti nama jelas dan jabatan.
-
Tembusan (Opsional): Daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat. Tembusan digunakan untuk memberitahukan informasi kepada pihak terkait. Contoh: Tembusan: 1. Kepala Dinas Pendidikan; 2. Komite Sekolah.
Contoh Surat Resmi Sekolah dan Aplikasinya
Berikut adalah beberapa contoh surat resmi sekolah untuk berbagai keperluan:
1. Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah:
[Kop Surat Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Study Tour
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas X
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kegiatan sekolah, kami informasikan bahwa SMA [Nama Sekolah] akan mengadakan kegiatan study tour ke [Lokasi Study Tour] pada tanggal [Tanggal Mulai] sd [Tanggal Selesai].
Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Study Tour]. Biaya study tour adalah sebesar Rp [Jumlah Biaya] per siswa, yang meliputi transportasi, akomodasi, dan biaya masuk tempat wisata.
Pembayaran dapat dilakukan melalui [Cara Pembayaran] paling lambat tanggal [Tanggal Terakhir Pembayaran].
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Tembusan:
- Komite Sekolah
- Arsip
2. Surat Izin Tidak Masuk Sekolah:
[Kop Surat Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: –
Lampiran: –
Perihal: Permohonan Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas Siswa]
Dengan hormat,
Dengan surat ini, saya selaku orang tua/wali murid dari:
Nomor: [Nama Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS: [NIS Siswa]
memberitahukan bahwa anak saya tersebut di atas tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal [Tanggal Izin] karena [Alasan Izin].
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Orang Tua/Wali Murid]
3. Surat Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid:
[Kop Surat Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Murid
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas [Kelas Siswa]
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid kelas [Kelas Siswa] untuk hadir dalam rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari/Tanggal Rapat]
Waktu: [Waktu Rapat]
Tempat: [Tempat Rapat]
Agenda: [Agenda Rapat]
Mengingat pentingnya agenda rapat, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Tembusan:
- Komite Sekolah
- Arsip
4. Surat Pengajuan Dana:
[Kop Surat Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: Proposal Kegiatan
Perihal: Pengajuan Dana Kegiatan [Nama Kegiatan]
Yth. [Jabatan Penerima Dana]
[Nama Instansi Penerima Dana]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan [Nama Kegiatan] oleh [Nama Organisasi/Panitia] Dari [Nama Sekolah] pada tanggal [Tanggal Pelaksanaan]maka dengan ini kami mengajukan permohonan dana sebesar Rp [Jumlah Dana] untuk mendukung kelancaran kegiatan tersebut.
Adapun rincian penggunaan dana terlampir dalam proposal kegiatan. Kami berharap permohonan ini dapat dikabulkan. Atas perhatian dan bantuannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Tembusan:
- Komite Sekolah
- Arsip
5. Surat Keterangan Siswa Aktif:
[Kop Surat Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: –
Perihal: Surat Keterangan Siswa Aktif
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala Sekolah [Nama Sekolah]dengan ini menerangkan bahwa:
Nomor: [Nama Siswa]
NIS: [NIS Siswa]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
Alamat: [Alamat Siswa]
adalah benar-benar siswa aktif di [Nama Sekolah] pada tahun ajaran [Tahun Ajaran].
Surat pernyataan ini dibuat untuk keperluan [Keperluan Surat Keterangan].
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tanda Tangan]
[Nama Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah
Memahami format dan contoh-contoh di atas akan membantu dalam penyusunan surat resmi sekolah yang efektif dan profesional. Pastikan selalu menggunakan bahasa yang formal, jelas, dan ringkas.

